Siklus Pengeluaran dalam Sistem Akuntansi

Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak dalam maupun pihak luar perusahaan secara baik, tertib dan teratur, diperlukan suatu sistem akuntansi yang dirancang dan disusun sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang dirancang dan disusun dengan baik. Sistem akuntansi tersebut perlu direncanakan untuk dapat menghasilkan suatu informasi yang berguna dan bermanfaat bagi pihak luar maupun pihak dalam perusahaan.

A.     Pengertian Sistem dan Informasi

Menurut West Churchman, sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan. Sementara informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisai untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah dan menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisai untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Romney, 1997: halamam 16).

B.     Pengertian Akuntansi

Akuntansi sering disebut bahasa bisnis, karena melalui akuntansilah informasi perusahaan dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dan pihak-pihak tersebut menggunakan laporan akuntansi sebagai sumber informasi utama dalam pengambilan keputusan.

Menurut Nugroho Widjajanto (1990 : 10) “Akuntansi adalah aktivitas jasa”. Fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan, mengenai satuan-satuan ekonomi, dan dimaksudkan dipergunakan dalam pengambilan keputusan ekonomi, yaitu dalam penetapan pilihan yang tepat diantara beberapa alternatif tindakan.

C.     Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah system yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan pengendalian, dan mengoperasikan bisnis.

D.     Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total, memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

E.     Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

Salah satu fungsi SIA adalah mendukung kinerja efektif berbagai aktivitas bisnis organisasi secara efisien memproses data transaksi. Ada tiga aktivitas dasar bisnis dalam siklus pengeluaran:

1.      Pemesanan Barang

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, seperti juga mengidentifikasi dari pemasok mana akan dibeli. Kelemahan dalam fungsi pengendalian persediaan dapat menimbulkan masalah besar.

Tujuan utama dari proses pembelian adalah untuk meminimalkan biaya yang terkait dengan mempertahankan pemasok yang memadai untuk semua bahan baku yang dibutuhkan.

2.      Menerima dan Menyimpan Barang

Aktivitas utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman dari para pemasok. Bagian ini biasanya bertanggung jawab pada manajer gudang, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian produksi. Bagian penyimpanan persediaan, yang juga bertanggung jawab pada manajer gudang, bertanggung jawab atas penyimpanan barang tersebut.

Tujuan utama dari fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memverifikasi tanda terima persediaan yang dipesan, dan untuk menjaganya dari kehilanagn atau pencurian.

3.      Membayar Barang dan Layanan

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar. Kasir, yang bertanggung jawab pada bendahara, bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

Tujuan utama menyetujui dan membayar faktur dari vendor adalah untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang dan jasa yang dipesan dan diterima, serta untuk menjaga kas.